Généralement, toute application KDE possède un manuel d'utilisation qui décrit ses principales fonctionnalités. Celui-ci est disponible sous plusieurs formats mais la version HTML est la plus utile car il est possible de la consulter directement dans le système d'aide de KDE. Le manuel original est rédigé en anglais au format XML (eXtensible Markup Language). XML n'est pas un langage où le formatage du document est directement écrit dans le fichier. Au contraire, des balises sont utilisées pour indiquer le type de contenu et le fichier XML est ensuite converti dans un format réellement consultable par l'utilisateur : HTML pour une lecture en ligne, PostScript pour un impression de haute qualité, etc. XML est en fait composé de trois parties. La structure, appelée DTD (Document Type Definition) définit les balises à utiliser pour les relations entre chaque élément. La DTD LinuxDoc utilisée pour les manuels de KDE 1.x a été abandonnée au profit de la DTD DocBook, plus riche et reconnue comme un standard de l'industrie. La feuille de style XSLT (XML Stylesheet Language, Transformation specification) indique comment convertir un fichier XML dans un format visualisable (HTML, PostScript...). Par exemple, le fichier XSLT indique qu'il faut convertir la balise XML <table> en <h1> pour un rendu HTML ou « gras, 14 points » pour un rendu RTF. Les manuels d'utilisation de KDE utilisent une feuille de style spécifique qui ajoute des éléments particuliers, comme le logo de KDE. Enfin, le contenu représente l'ensemble de la matière traitée par le processeur XML : paragraphe, tableau, image, etc. L'utilisation de XML permet donc de garantir que tous les manuels ont une apparence homogène. Pour traduire un manuel d'utilisation, un traducteur doit, au préalable installer l'application à laquelle il se rapporte, ainsi que sa traduction en français pour que les traductions du programme et de son manuel soient totalement cohérentes.